Pernah lihat divisi saling lempar tanggung jawab? Klien kami dulu sering ribut antar divisi... sampai mereka punya RACI Matrix.
Strategi sering gagal bukan karena idenya kurang bagus, tapi karena PIC-nya nggak jelas. Ketika semua merasa bertanggung jawab, justru tidak ada yang benar-benar pegang kendali. Di sinilah RACI Matrix berperan menegaskan siapa yang eksekusi (R) dan siapa pengambil keputusan akhir (A).
Tantangan: Tanggung Jawab yang Kabur
Masalah klasik yang sering diabaikan: Mengapa proyek-proyek lintas divisi selalu berujung pada konflik dan saling menyalahkan?
Klien kami adalah perusahaan dengan struktur organisasi yang kompleks dan melibatkan banyak departemen dalam setiap proyeknya. Ketika proyek berjalan lancar, semua senang. Tapi ketika ada masalah? Semua orang menunjuk ke orang lain.
- Proyek sering mengalami delay karena tidak ada yang merasa bertanggung jawab untuk follow-up
- Tidak ada kejelasan siapa yang menjadi PIC (Person In Charge) untuk setiap tugas
- Divisi saling menyalahkan ketika ada kesalahan atau keterlambatan
- Tidak ada struktur kolaborasi yang jelas — semua berjalan berdasarkan asumsi
- Meeting koordinasi berubah menjadi arena debat kusir
Menemukan Akar Masalah
Ketika tim PSM melakukan assessment mendalam, kami menemukan bahwa masalahnya bukan pada skill atau kompetensi individu. Tim-tim ini sebenarnya sangat capable — mereka hanya tidak tahu batas tanggung jawab masing-masing.
- Tidak ada pembagian peran yang jelas — setiap orang berasumsi orang lain yang akan handle.
- Keputusan sulit diambil — karena tidak ada yang tahu siapa yang berhak memutuskan.
- Komunikasi tumpang tindih — semua orang bicara, tapi tidak ada yang benar-benar didengar.
- Akuntabilitas menguap — ketika kesalahan terjadi, semua lepas tangan.
Intinya, bukan masalah orang-orangnya. Ini adalah masalah sistem. Mereka butuh framework yang memperjelas siapa melakukan apa, siapa yang bertanggung jawab, siapa yang perlu ditanya, dan siapa yang cukup diberitahu.
Solusi PSM: Membangun RACI Matrix System
Kami tidak mengubah struktur organisasi mereka. Sebaliknya, kami membangun RACI Matrix System yang memberikan kejelasan peran untuk setiap aktivitas dalam proyek.
RACI adalah singkatan dari empat peran utama yang harus didefinisikan untuk setiap tugas atau keputusan:
✅ R - Responsible
Orang yang mengerjakan tugas tersebut. Mereka adalah "pelaku" yang hands-on melakukan pekerjaan. Setiap tugas harus punya minimal satu R.
✅ A - Accountable
Orang yang bertanggung jawab atas hasil akhir. Mereka adalah "pemilik" keputusan dan memiliki otoritas untuk approve atau reject. Hanya boleh ada satu A per tugas.
✅ C - Consulted
Orang yang dimintai pendapat atau masukan sebelum keputusan diambil. Biasanya subject matter expert atau stakeholder terkait. Komunikasi dua arah.
✅ I - Informed
Orang yang perlu diberitahu setelah keputusan dibuat atau tugas selesai. Mereka tidak terlibat dalam eksekusi, tapi perlu tahu hasilnya. Komunikasi satu arah.
Langkah pertama adalah memetakan seluruh aktivitas dalam proyek-proyek lintas divisi. Dari situ, kami mengidentifikasi siapa yang seharusnya berperan sebagai R, A, C, dan I untuk setiap aktivitas.
- 📋 Mapping Aktivitas Proyek - Setiap proses dipetakan dan dipecah menjadi aktivitas-aktivitas spesifik
- 👥 Penentuan Peran RACI - Untuk setiap aktivitas, ditentukan siapa yang R, A, C, dan I
- 📊 Visualisasi Matrix - RACI Matrix divisualisasikan dalam bentuk tabel yang mudah dipahami
- 🔄 Sosialisasi & Training - Seluruh tim dilatih untuk memahami dan menggunakan RACI dalam keseharian kerja
Dengan sistem ini, setiap orang tahu persis apa perannya. Tidak ada lagi kebingungan "ini tugas siapa?" atau "siapa yang harusnya memutuskan?"
Lebih dari Sekadar Matrix: Membangun Budaya Tanggung Jawab
Kami juga membantu tim membuat SOP Kolaborasi Lintas Divisi yang berbasis RACI. Setiap meeting koordinasi sekarang punya struktur yang jelas — siapa yang memimpin, siapa yang menyampaikan update, dan siapa yang memberikan keputusan.
Supervisor tidak lagi menjadi "wasit" yang menengahi konflik, tapi menjadi fasilitator yang memastikan RACI dijalankan dengan konsisten.
Budaya kerja berubah dari "siapa yang mau handle?" menjadi "ini memang tanggung jawab saya".
Hasilnya: Cepat dan Nyata
Bukan karena menambah meeting atau menambah orang, tapi karena menambah kejelasan.
Insight Kunci
Terkadang, tim tidak butuh motivasi atau team building. Mereka butuh struktur yang membantu mereka bekerja sama dengan jelas, bukan dengan asumsi.
Pelajaran dari Case Ini:
💡 Kolaborasi butuh struktur. RACI mengurangi interpretasi. Kejelasan PIC = eksekusi lebih cepat.
Jika proyek lintas divisi di perusahaan Anda sering bermasalah, tanyakan pada diri sendiri: Apakah semua orang sudah jelas perannya? Atau mereka hanya berasumsi?
Siap Transformasi Kolaborasi Tim Anda?
Biarkan PSM membantu Anda membangun sistem RACI yang membuat kolaborasi antar divisi lebih lancar dan proyek selesai tepat waktu.
Hubungi Kami